Обов’язкові реквізити

Стаття 9 Закону “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” передбачає складання первинних документів у паперовій або в електронній формі та встановлює перелік обов’язкових реквізитів. Первинний документ повинен містити

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Також, у статті 9 зазначено що первинні документи складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Однією з таких вимог є наявність накладеного електронного підпису і відповідно до частини другої статті 6 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” електронний документ вважається створеним після накладання електронного підпису.

Дата документа і дата накладення електронного підпису

Діюча редакція Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, скасувала вимогу щодо складання первинного документу під час здійснення господарської операції чи безпосередньо після її закінчення. Тепер первинні документи можуть бути складені вже після здійснення господарської операції. У разі використання електронного документа складання якого завершується накладанням електронного підпису, дата накладеного електронного підпису може відрізнятись від дати документа яка відповідає даті здійснення операції. Чи правомірно це?

Відповідно до частини 5 ст. 9 Закону господарські операції господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені - тобто з урахуванням саме дати документа. Тому електронний документ з накладеним електронним підписом для підтвердження здійснення господарської операції необхідний, але дата електронного підпису не впливає на дату відображення господарської операції в обліку.

Так, первинний документ, який підтверджує надходження товарів з датою складання 30.01.2022 року має бути відображений в обліку у січні 2022 року навіть якщо електронний підпис накладено 06.02.2022 року оскільки це не суперечить законодавству.