Використання електронних документів включає створення, обмін та зберігання оригіналів електронних документів що мають юридичну силу.

Електронний документ

Електронний документ може бути створений скануванням паперового документа або за допомогою будь-якої офісної чи бухгалтерської програми та є звичайним файлом з розширенням .pdf, .docx, .xlsx, .jpg тощо. При створенні документа потрібно пересвідчитись у наявності всіх обов’язкових для даного виду документів реквізитів, бо інакше він не буде вважатись дійсним електронним документом навіть попри наявність електронного підпису.

Завершується створення електронного документа накладанням електронного підпису у спеціалізованій програмі або через онлайн-сервіс Центрального засвідчувального органу.

Електронний документ підписаний електронним підписом має таку само юридичну силу як і звичний оригінал паперового документа скріплений підписом та печаткою.

Важливо розуміти, що не вважається дійсним документом сканована електронна версія паперового документа, навіть з відображеннями печатки чи підпису. Зате може вважатись дійсним відсканована електронна версія паперового документа без відображення печатки чи підпису, але з накладеним електронним підписом.

Після створення та накладення підпису, електронний документ можна передавати електронною поштою чи через месенджер як звичайний файл. Всі створені копії мають однакову юридичну силу.

Як зберігати електронні документи

Підписаний електронний документ можна відправити контрагенту, а свою копію файла зберігати на диску або деінде. Всі копії електронного документа мають однакову юридичну силу.

Документи можна зберігати у вигляді файлів з розширенням “*.asic”, “*.p7s”, залежно від обраного типу підпису, а в разі потреби роздруковувати документ та квитанцію за допомогою онлайн-сервісу державного Центрального засвідчувального органу.